小さな事務所でも簡単にできるファイリング5つのポイント

小さな事務所やSOHOではそれほど大量の書類を扱うことはないのですが、ファイリングして整理するだけで能率がかなり変わります。
けれども、ひとりで複数の仕事をこなさなければならないことも多く、あまり時間を割くこともできません。
そこであまり手間をかけずにできるポイントを5つあげてみます。

1. ルールは必ず決める

複数の人間が使う事務所ではもちろんのこと、個人でもファイリングの分類ルールをつくりましょう。
場当たり的に綴じているとあとで混乱してしまいます。

2. 手に入りやすいファイルを使う

ぱっとみてなんのファイルかわかるように同じ分類には同じファイルを用いましょう。
なるべく大手メーカーの定番商品のように、数年後も同じファイルが手に入るものがいいのです。

3. インデックスをつける

ファイルする書類の量が多い場合は見通しをよくするために仕切りカードやタブを利用します。

4. 背表紙にタイトルを

面倒でも背表紙にタイトルを入れるのを忘れずに。
できれば手書きよりもプリンタで印刷したラベルの方が見栄えがいいです。

5. 未整理ボックスをつくる

忙しくてすぐにファイルする時間がとれないこともありますが、適当な場所に書類を置いておいてはいけません。
ファイリング前の書類は、必ずひとつの引き出しなり箱を決めて、そこに入れておくと紛失を防げます。

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