事務と経理の日々 Archive

新年度に向けて事務用品の買い出しでした。
他にもまだまだ買わなければならない物がたくさんあるので、忘れないようにしなければ。

毎年の事ながらメモしておいても、殴り書きだったりするとメモした文字が判読不能で店で困ることもあります。

以前、うちの会社に佐川急便で送られてきた荷物がなかなか届かないことがなんどかありました。
最近は配達番号がわかればネットで簡単に調べられるのですが、確かに近くの配達所に到着しているのですが、それから3日以上経ってから配達されるということが何度かありました。

これはもしかして配達の人手が足りていないのではと想像したのですが、不思議なことに同じ日に配達所に到着した荷物はすぐに届けられるのです。

そこであれこれ考えてみたのですが….

全文を読む

オンでもオフでも交通手段は自転車、それもクロスバイクなので、買い物はなるべく通販で済ませています。
以前は事務用品もカウネットを利用していました。
けれどもあるときを境に使わなくなってしまったのです。
事務用品は急いで欲しくなることも多いとはいえ、だいたい翌日には届くので、かなり愛用していたのです。

カウネットはとあるある大手の運送会社が配達してくれていたのですが、途中でこの辺りの担当の方が、個人事業の人へと変わってしまいました。
それは別に問題はないのですが、困ったことに配送時間が合わないのです。

なにぶん小さな会社ですので、普段でも2、3人しかおらず、誰もいなくなってしまう時間が出てきたりします。
用心に犬がいたりするわけですが、なにしろ犬ですから警備はしてくれても荷物は受け取ってはくれません。
で、なぜか今度の配達の方はその時間に来ることが多く、再配達を頼むのですが….

全文を読む

小さな事務所やSOHOではそれほど大量の書類を扱うことはないのですが、ファイリングして整理するだけで能率がかなり変わります。
けれども、ひとりで複数の仕事をこなさなければならないことも多く、あまり時間を割くこともできません。
そこであまり手間をかけずにできるポイントを5つあげてみます。

全文を読む

ビジネスに限らず日本語での一般的な書体といえば明朝とゴシックですが、MS明朝やMSゴシックはOS付属なので手軽な反面、ビジネスでしようとなると、権利関係の問題でどこまで利用していいのかわかりづらいフォントです。
Windowsに入っているとはいえ権利を所持しているのはリコーで商用利用に関しては許諾が必要のようです。
実際にはたとえばビジネス文書などには一般的に使用されているので、リコーがクレームを入れてきたりすることはないのでしょうが、それでもビジネスユースに関しては落ち着きません。

全文を読む

とにかく書類はファイリング

書類はなんでもファイリングして綴じておくというのが、今のところ整理に最適な方法だと思います。
基本は2つ穴パンチで穴を開け、リングファイルあるいはフラットファイルに綴じるというのがデフォルト。
明細などはあとで見返すことも多いので、この方法がおすすめです。

もちろんそのままだと難しいもの、前回の領収書のようにサイズがまちまちだったり、穴を開けるとあまりよろしくないようなものもあります。その場合は、A4のコピー用紙を台紙にし、そこに貼って台紙をパンチして穴を開けたり、クリアファイルの差し替え用で2つ穴対応のリフィルに入れるなどして綴じます。

また大きすぎるモノは適宜、二つ折り、三つ折りにするなどの方法でファイルしたり、上述のクリアファイルのリフィルを利用したりします。

おすすめファイル

一口にファイルといっても様々なファイルがありますが、2つ穴のリングファイルかパイプファイル、もしくはフラットファイルを使い分けるのが最適です。

書類の保管用にレバーで押さえるZ式ファイルはあまりおすすめできません。枚数が重なってくると押さえる力が弱くなり中の書類が落ちてしまうことや、なにより書類が増えるとあとで見返すときにわかりづらい点です。

クリアポケットファイルは見返したときにはとてもわかりやすいですし、なにより穴を開ける手間がかかりませんが、収納枚数の割にかさばるのが欠点。書類が増えれば増えるほどファイルの収納スペースもバカになりません。
リングファイルに必要なときだけクリアファイルのリフィルを利用する方がいいでしょう。

受け取った領収書の整理は面倒なモノです。
とはいえため込んでいると、気がつけば大量に領収書がたまり、それはそれで面倒なことになります。
とにかく早めに整理して会計ソフトに入力しておきたいものです。

その入力済みの領収書ですが、定められた一定の年月の期間、保管しておかなければなりません。
SOHOなど個人事業レベルでよくあるのが、箱や封筒に保管しておくものです。
この方法はとても楽ですが、案外、領収書そのものをあとから確認することは少なくなく、そのたびに大量の領収書から目的の領収書を捜さなくてはなりません。
ですので領収書の台帳をつくって糊で貼っておくことを推奨します。

全文を読む