ファイリング

これまで書類の整理にはクリアファイルやバインダーなど様々なファイルを試しました。
新しモノ好きでつい新製品を買いたくなる癖があって、それこそ学生時代から、文房具を試していたのです。

とはいえ統一感を考えるとそうそうお試しをしているわけにもいかず….
そんなわけで最終的に以下の2点を主に使うようになりました。

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小さな事務所やSOHOではそれほど大量の書類を扱うことはないのですが、ファイリングして整理するだけで能率がかなり変わります。
けれども、ひとりで複数の仕事をこなさなければならないことも多く、あまり時間を割くこともできません。
そこであまり手間をかけずにできるポイントを5つあげてみます。

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とにかく書類はファイリング

書類はなんでもファイリングして綴じておくというのが、今のところ整理に最適な方法だと思います。
基本は2つ穴パンチで穴を開け、リングファイルあるいはフラットファイルに綴じるというのがデフォルト。
明細などはあとで見返すことも多いので、この方法がおすすめです。

もちろんそのままだと難しいもの、前回の領収書のようにサイズがまちまちだったり、穴を開けるとあまりよろしくないようなものもあります。その場合は、A4のコピー用紙を台紙にし、そこに貼って台紙をパンチして穴を開けたり、クリアファイルの差し替え用で2つ穴対応のリフィルに入れるなどして綴じます。

また大きすぎるモノは適宜、二つ折り、三つ折りにするなどの方法でファイルしたり、上述のクリアファイルのリフィルを利用したりします。

おすすめファイル

一口にファイルといっても様々なファイルがありますが、2つ穴のリングファイルかパイプファイル、もしくはフラットファイルを使い分けるのが最適です。

書類の保管用にレバーで押さえるZ式ファイルはあまりおすすめできません。枚数が重なってくると押さえる力が弱くなり中の書類が落ちてしまうことや、なにより書類が増えるとあとで見返すときにわかりづらい点です。

クリアポケットファイルは見返したときにはとてもわかりやすいですし、なにより穴を開ける手間がかかりませんが、収納枚数の割にかさばるのが欠点。書類が増えれば増えるほどファイルの収納スペースもバカになりません。
リングファイルに必要なときだけクリアファイルのリフィルを利用する方がいいでしょう。