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職場でこんなファイルを使っています

masaki — Sun, 21 Jun 2009 12:39:43 +0000

これまで書類の整理にはクリアファイルやバインダーなど様々なファイルを試しました。
新しモノ好きでつい新製品を買いたくなる癖があって、それこそ学生時代から、文房具を試していたのです。

とはいえ統一感を考えるとそうそうお試しをしているわけにもいかず….
そんなわけで最終的に以下の2点を主に使うようになりました。

こう書くとアレなんですが、つまりはどこの文房具店やホームセンターでも売っている、あの100円前後の安い紙のファイルです。
定番中の定番ですね。

一般的な明細や税務書類の控えなどはこの紙のフラットファイルに綴じています。
つまり古いモノから新しいモノへ日付順に閉じ、滅多に差し替えをする必要がないような書類です。

どこでも手に入り、値段も安く、さらに最近は綴じ具が樹脂製になったので、処理も楽というのがいいです。

領収書は自作のA4の台紙に貼り、パンチ穴を開けてこのファイルに保存しています。
頻繁に追加するために、差し替えがしやすい構造である点と、ポリプロピレンで丈夫なのがその理由。
台紙に貼りにくく、穴も開けにくい書類は、別売りのクリアポケットに入れ、ファイルしています。

郵便振替の通知票の保存にもこのDリングファイルのB6を利用しています。

どちらもコクヨ製です。
海外メーカーなんかのオサレっぽいのにも惹かれるのですが、結局、いつも同じものが安く簡単に手に入るかと考えると、なかなか手が出せないでいます。

masaki — Mon, 16 Mar 2009 10:35:54 +0000

小さな事務所やSOHOではそれほど大量の書類を扱うことはないのですが、ファイリングして整理するだけで能率がかなり変わります。
けれども、ひとりで複数の仕事をこなさなければならないことも多く、あまり時間を割くこともできません。
そこであまり手間をかけずにできるポイントを5つあげてみます。

複数の人間が使う事務所ではもちろんのこと、個人でもファイリングの分類ルールをつくりましょう。
場当たり的に綴じているとあとで混乱してしまいます。

ぱっとみてなんのファイルかわかるように同じ分類には同じファイルを用いましょう。
なるべく大手メーカーの定番商品のように、数年後も同じファイルが手に入るものがいいのです。

ファイルする書類の量が多い場合は見通しをよくするために仕切りカードやタブを利用します。

面倒でも背表紙にタイトルを入れるのを忘れずに。
できれば手書きよりもプリンタで印刷したラベルの方が見栄えがいいです。

忙しくてすぐにファイルする時間がとれないこともありますが、適当な場所に書類を置いておいてはいけません。
ファイリング前の書類は、必ずひとつの引き出しなり箱を決めて、そこに入れておくと紛失を防げます。

masaki — Thu, 05 Mar 2009 13:20:12 +0000

書類はなんでもファイリングして綴じておくというのが、今のところ整理に最適な方法だと思います。
基本は2つ穴パンチで穴を開け、リングファイルあるいはフラットファイルに綴じるというのがデフォルト。
明細などはあとで見返すことも多いので、この方法がおすすめです。

もちろんそのままだと難しいもの、前回の領収書のようにサイズがまちまちだったり、穴を開けるとあまりよろしくないようなものもあります。その場合は、A4のコピー用紙を台紙にし、そこに貼って台紙をパンチして穴を開けたり、クリアファイルの差し替え用で2つ穴対応のリフィルに入れるなどして綴じます。

また大きすぎるモノは適宜、二つ折り、三つ折りにするなどの方法でファイルしたり、上述のクリアファイルのリフィルを利用したりします。