事務

これまで書類の整理にはクリアファイルやバインダーなど様々なファイルを試しました。
新しモノ好きでつい新製品を買いたくなる癖があって、それこそ学生時代から、文房具を試していたのです。

とはいえ統一感を考えるとそうそうお試しをしているわけにもいかず….
そんなわけで最終的に以下の2点を主に使うようになりました。

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書類もほとんどがPCで作成するようになったとはいえ、まだまだ手書きの機会は少なくありません。
小学校の時代から、鉛筆ではなくシャープペンシルを愛用していることもあり、仕事でも手書きの際にはよく使っています。

長い文章を書くと言うことはほとんどないとはいえ、筆圧が高くすぐに疲れてしまうため、ゲルグリップのシャープペンシルが登場したときにはすぐにとびつきました。
今は三菱鉛筆のα-gelというのを愛用しているのですが、最近、学生時代の友人から、ゲルグリップはむしろ疲れるのではないかという話を聞きました。

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油性インクのボールペンといえば、せいぜいウォーターマンのボールペンを持ち歩くくらいで、普段の事務ではすっかり使わなくなってしまいました。
事務仕事ではなんといってもゲルインクのボールペンです。
複写伝票も、宅急便の宛名紙もみなゲルインクとなってしまいました。

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オンでもオフでも交通手段は自転車、それもクロスバイクなので、買い物はなるべく通販で済ませています。
以前は事務用品もカウネットを利用していました。
けれどもあるときを境に使わなくなってしまったのです。
事務用品は急いで欲しくなることも多いとはいえ、だいたい翌日には届くので、かなり愛用していたのです。

カウネットはとあるある大手の運送会社が配達してくれていたのですが、途中でこの辺りの担当の方が、個人事業の人へと変わってしまいました。
それは別に問題はないのですが、困ったことに配送時間が合わないのです。

なにぶん小さな会社ですので、普段でも2、3人しかおらず、誰もいなくなってしまう時間が出てきたりします。
用心に犬がいたりするわけですが、なにしろ犬ですから警備はしてくれても荷物は受け取ってはくれません。
で、なぜか今度の配達の方はその時間に来ることが多く、再配達を頼むのですが….

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小さな事務所やSOHOではそれほど大量の書類を扱うことはないのですが、ファイリングして整理するだけで能率がかなり変わります。
けれども、ひとりで複数の仕事をこなさなければならないことも多く、あまり時間を割くこともできません。
そこであまり手間をかけずにできるポイントを5つあげてみます。

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とにかく書類はファイリング

書類はなんでもファイリングして綴じておくというのが、今のところ整理に最適な方法だと思います。
基本は2つ穴パンチで穴を開け、リングファイルあるいはフラットファイルに綴じるというのがデフォルト。
明細などはあとで見返すことも多いので、この方法がおすすめです。

もちろんそのままだと難しいもの、前回の領収書のようにサイズがまちまちだったり、穴を開けるとあまりよろしくないようなものもあります。その場合は、A4のコピー用紙を台紙にし、そこに貼って台紙をパンチして穴を開けたり、クリアファイルの差し替え用で2つ穴対応のリフィルに入れるなどして綴じます。

また大きすぎるモノは適宜、二つ折り、三つ折りにするなどの方法でファイルしたり、上述のクリアファイルのリフィルを利用したりします。

おすすめファイル

一口にファイルといっても様々なファイルがありますが、2つ穴のリングファイルかパイプファイル、もしくはフラットファイルを使い分けるのが最適です。

書類の保管用にレバーで押さえるZ式ファイルはあまりおすすめできません。枚数が重なってくると押さえる力が弱くなり中の書類が落ちてしまうことや、なにより書類が増えるとあとで見返すときにわかりづらい点です。

クリアポケットファイルは見返したときにはとてもわかりやすいですし、なにより穴を開ける手間がかかりませんが、収納枚数の割にかさばるのが欠点。書類が増えれば増えるほどファイルの収納スペースもバカになりません。
リングファイルに必要なときだけクリアファイルのリフィルを利用する方がいいでしょう。

受け取った領収書の整理は面倒なモノです。
とはいえため込んでいると、気がつけば大量に領収書がたまり、それはそれで面倒なことになります。
とにかく早めに整理して会計ソフトに入力しておきたいものです。

その入力済みの領収書ですが、定められた一定の年月の期間、保管しておかなければなりません。
SOHOなど個人事業レベルでよくあるのが、箱や封筒に保管しておくものです。
この方法はとても楽ですが、案外、領収書そのものをあとから確認することは少なくなく、そのたびに大量の領収書から目的の領収書を捜さなくてはなりません。
ですので領収書の台帳をつくって糊で貼っておくことを推奨します。

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