とはいえ統一感を考えるとそうそうお試しをしているわけにもいかず….
そんなわけで最終的に以下の2点を主に使うようになりました。

• フラットファイルV

こう書くとアレなんですが、つまりはどこの文房具店やホームセンターでも売っている、あの100円前後の安い紙のファイルです。
定番中の定番ですね。

一般的な明細や税務書類の控えなどはこの紙のフラットファイルに綴じています。
つまり古いモノから新しいモノへ日付順に閉じ、滅多に差し替えをする必要がないような書類です。

どこでも手に入り、値段も安く、さらに最近は綴じ具が樹脂製になったので、処理も楽というのがいいです。

• Dリングファイル再生PP

領収書は自作のA4の台紙に貼り、パンチ穴を開けてこのファイルに保存しています。
頻繁に追加するために、差し替えがしやすい構造である点と、ポリプロピレンで丈夫なのがその理由。
台紙に貼りにくく、穴も開けにくい書類は、別売りのクリアポケットに入れ、ファイルしています。

郵便振替の通知票の保存にもこのDリングファイルのB6を利用しています。

どちらもコクヨ製です。
海外メーカーなんかのオサレっぽいのにも惹かれるのですが、結局、いつも同じものが安く簡単に手に入るかと考えると、なかなか手が出せないでいます。

長い文章を書くと言うことはほとんどないとはいえ、筆圧が高くすぐに疲れてしまうため、ゲルグリップのシャープペンシルが登場したときにはすぐにとびつきました。
今は三菱鉛筆のα-gelというのを愛用しているのですが、最近、学生時代の友人から、ゲルグリップはむしろ疲れるのではないかという話を聞きました。

その友人は絵を描いているのですが、ゲルグリップだと力を入れないと思うように描けないのだそうです。
なので愛用品は製図用のシャープペンシルなのだとか。

そう言われてみると確かに正確に書くには力がいります。
文章を書く分にはそこまでの正確さは必要ないので気がつかなかったのですが、用途が変わると便利な工夫も仇となることがあるのだと思ったお話でした。

パイロット、ハイテックCとの出会い

そんなゲルインクのボールペンとの出会いは高校生の時。
パイロットのハイテックCというのがいいよという話を同級生から聞き、さっそく買いに行ったのがきっかけです。
購入したのは0.3mmのモノ。
そのときは油性ボールペンくらいしかしらなかった時代でしたし、小さな手帳にメモをするのに、この細さはかなり便利で驚きでした。

しかし便利だとはおもったものの、書き味に関しては今ひとつという印象。
ハイテックは細さは最高なのですが、どうも書き味が硬くメモ程度ならまだしも、ある程度、まとまった文章を書くのは辛く、手帳専用としてしか使いませんでした。

三菱鉛筆のシグノに感心

大学生になりPCを購入してワープロソフトを覚えるに従って、次第に手書きをすることが少なくなり、ボールペンの出番もほとんどなくなっていきました。
アルバイト先では3色ボールペンを使っていたものの、筆記具に対する関心も薄れていきました。

そんななか手にしたのが三菱鉛筆のシグノです。
ハイテックと違い文字が細くはないのですが、なめらかで書き味がよく、とても使いやすい筆記具だと感心したのです。

その後、しばらくは手帳にはハイテックC、一般の筆記にはシグノという時代が続きました。

ゼブラのサラサに驚愕

シグノにすっかり満足していた私は、仕事でもずっとこのボールペンを使用していました。
（携帯の進化で手帳を使うことがなくなってしまい、手帳用のハイテックCとは自然にお別れ）
とはいえ何年も同じ筆記具を使っていると飽きるモノです。
そんなある日、ゼブラのサラサというのが書きやすいよという情報をネットで見て、さっそく近くの文房具店へと跳んでいきました。

そして驚愕。
たった105円の使い捨てのようなボールペンなのにこの書き味。
うたい文句通り、本当にサラサラと書けるのです。
すぐさま0.5mmの黒を購入してしまいました。

今では一般事務用に0.5mm、宛名書き用に0.7mmのサラサクリップ、ブルーブラックを愛用しています。

こうして今はサラサに落ち着いているのですが、最近はちょっと慣れが来ています。
そろそろ新しい刺激が欲しいのですが、事務用のよいボールペンがでないものかと期待している次第です。

オンでもオフでも交通手段は自転車、それもクロスバイクなので、買い物はなるべく通販で済ませています。
以前は事務用品もカウネットを利用していました。
けれどもあるときを境に使わなくなってしまったのです。
事務用品は急いで欲しくなることも多いとはいえ、だいたい翌日には届くので、かなり愛用していたのです。

カウネットはとあるある大手の運送会社が配達してくれていたのですが、途中でこの辺りの担当の方が、個人事業の人へと変わってしまいました。
それは別に問題はないのですが、困ったことに配送時間が合わないのです。

なにぶん小さな会社ですので、普段でも2、3人しかおらず、誰もいなくなってしまう時間が出てきたりします。
用心に犬がいたりするわけですが、なにしろ犬ですから警備はしてくれても荷物は受け取ってはくれません。
で、なぜか今度の配達の方はその時間に来ることが多く、再配達を頼むのですが….

「○○の××ともうします。荷物の再配達をお願いしたいのですが」

「すみません、今日はもう無理です」

ということが続きました。

うちも零細企業なので事情はよくわかるのですが、こちらも予定があったりしてその日のうちは必要なものもあったりしますので、困ることもたびたび。

たまたま近所に主に会社関係に納めている事務用品販売の小売り店舗（いつも2割引、3のつく日は3割引）があるので、またそこを利用するようになり、結局、カウネットは使わなくなってしまったのでした。

ただし近場で売っていないものや、配布資料に使うバルク品のDVD-Rとかプリンタのインクなんかは、近所で買うのと天秤にかけて楽天等の安いショップで買ったりしています。

なにごとも使い分けというお話でした。

1. ルールは必ず決める

複数の人間が使う事務所ではもちろんのこと、個人でもファイリングの分類ルールをつくりましょう。
場当たり的に綴じているとあとで混乱してしまいます。

2. 手に入りやすいファイルを使う

ぱっとみてなんのファイルかわかるように同じ分類には同じファイルを用いましょう。
なるべく大手メーカーの定番商品のように、数年後も同じファイルが手に入るものがいいのです。

3. インデックスをつける

ファイルする書類の量が多い場合は見通しをよくするために仕切りカードやタブを利用します。

4. 背表紙にタイトルを

面倒でも背表紙にタイトルを入れるのを忘れずに。
できれば手書きよりもプリンタで印刷したラベルの方が見栄えがいいです。

5. 未整理ボックスをつくる

忙しくてすぐにファイルする時間がとれないこともありますが、適当な場所に書類を置いておいてはいけません。
ファイリング前の書類は、必ずひとつの引き出しなり箱を決めて、そこに入れておくと紛失を防げます。

とにかく書類はファイリング

書類はなんでもファイリングして綴じておくというのが、今のところ整理に最適な方法だと思います。
基本は2つ穴パンチで穴を開け、リングファイルあるいはフラットファイルに綴じるというのがデフォルト。
明細などはあとで見返すことも多いので、この方法がおすすめです。

もちろんそのままだと難しいもの、前回の領収書のようにサイズがまちまちだったり、穴を開けるとあまりよろしくないようなものもあります。その場合は、A4のコピー用紙を台紙にし、そこに貼って台紙をパンチして穴を開けたり、クリアファイルの差し替え用で2つ穴対応のリフィルに入れるなどして綴じます。

また大きすぎるモノは適宜、二つ折り、三つ折りにするなどの方法でファイルしたり、上述のクリアファイルのリフィルを利用したりします。

おすすめファイル

一口にファイルといっても様々なファイルがありますが、2つ穴のリングファイルかパイプファイル、もしくはフラットファイルを使い分けるのが最適です。

書類の保管用にレバーで押さえるZ式ファイルはあまりおすすめできません。枚数が重なってくると押さえる力が弱くなり中の書類が落ちてしまうことや、なにより書類が増えるとあとで見返すときにわかりづらい点です。

クリアポケットファイルは見返したときにはとてもわかりやすいですし、なにより穴を開ける手間がかかりませんが、収納枚数の割にかさばるのが欠点。書類が増えれば増えるほどファイルの収納スペースもバカになりません。
リングファイルに必要なときだけクリアファイルのリフィルを利用する方がいいでしょう。

その入力済みの領収書ですが、定められた一定の年月の期間、保管しておかなければなりません。
SOHOなど個人事業レベルでよくあるのが、箱や封筒に保管しておくものです。
この方法はとても楽ですが、案外、領収書そのものをあとから確認することは少なくなく、そのたびに大量の領収書から目的の領収書を捜さなくてはなりません。
ですので領収書の台帳をつくって糊で貼っておくことを推奨します。

自分で領収書台帳を作成する

別に領収書を貼っておく台帳は特別なものが必要になるわけではありません。
以前、私の会社では会計事務所から領収証台帳なるものを購入していました。1冊が月単位で見開きページが1日で31日分というものです。
けれど小さな会社ですから、日によってはまったく貼る領収書がない日も多く、なにも貼られないページが出てしまい、1年トータルすればかなりの無駄が出てしまいました。
さらに1年12冊をまとめるとかなりかさばります。

そこで自分で台帳をつくることにしました。
A4サイズのコピー用紙にワープロソフトで日付と罫線入りのページを作成することにしました。
印刷した用紙に領収書を貼り、パンチで穴を開け2つ穴のリングファイルに綴じるのです。
この方法ですと必要な日付だけページを作成すればいいので、かなり無駄が省ける上に年間を通せばかさばり方が変わります。
場合によっては1年分が200枚程度のリングファイル1冊で済んでしまうかもしれません。

もちろん印刷の手間を省くため市販のルーズリーフを利用するという手もあります。
簡単に印刷が利用できる今となっては、コピー用紙に印刷の方が融通が利きますし、厚さも薄くできます。
それでも手軽さはルーズリーフと言うことで、お好みで選んでください。

台帳作成時の注意

ページの入れ替えられないノートはダメ

よく市販の罫線入りのノートに貼る方法が紹介されているのですが、以前、試してみたものの1年で止めてしまいました。
なにしろ市販のノートはミスをして貼ってしまったときに修正がたいへんです。別の月に間違って貼ってしまった領収書を剥がす際に、ページが破れてしまいたいへんな思いをしました。
それにリングノートタイプはいいのですが、背表紙に固定された一般的なタイプは貼っていくうちに領収書の厚みで不格好になります。

1ページは日単位か月単位か？

1ページを月単位にし、日付順に貼っていく方法もよく紹介されています。
この方法は、保存する領収書の枚数がほとんどなければ紙の節約にはなるかもしれません。
ですが月5枚を越えるようでしたら、1ページの単位を日付にする方が圧倒的に楽です。
月単位だと、あとで貼り忘れていた領収書が出てきた際に面倒なことになります。
もちろん日付順を考えなければ構いませんが、そうなると見通しが悪くなるのであとで見返したときに不便です。