とはいえ統一感を考えるとそうそうお試しをしているわけにもいかず….
そんなわけで最終的に以下の2点を主に使うようになりました。

• フラットファイルV

こう書くとアレなんですが、つまりはどこの文房具店やホームセンターでも売っている、あの100円前後の安い紙のファイルです。
定番中の定番ですね。

一般的な明細や税務書類の控えなどはこの紙のフラットファイルに綴じています。
つまり古いモノから新しいモノへ日付順に閉じ、滅多に差し替えをする必要がないような書類です。

どこでも手に入り、値段も安く、さらに最近は綴じ具が樹脂製になったので、処理も楽というのがいいです。

• Dリングファイル再生PP

領収書は自作のA4の台紙に貼り、パンチ穴を開けてこのファイルに保存しています。
頻繁に追加するために、差し替えがしやすい構造である点と、ポリプロピレンで丈夫なのがその理由。
台紙に貼りにくく、穴も開けにくい書類は、別売りのクリアポケットに入れ、ファイルしています。

郵便振替の通知票の保存にもこのDリングファイルのB6を利用しています。

どちらもコクヨ製です。
海外メーカーなんかのオサレっぽいのにも惹かれるのですが、結局、いつも同じものが安く簡単に手に入るかと考えると、なかなか手が出せないでいます。

その入力済みの領収書ですが、定められた一定の年月の期間、保管しておかなければなりません。
SOHOなど個人事業レベルでよくあるのが、箱や封筒に保管しておくものです。
この方法はとても楽ですが、案外、領収書そのものをあとから確認することは少なくなく、そのたびに大量の領収書から目的の領収書を捜さなくてはなりません。
ですので領収書の台帳をつくって糊で貼っておくことを推奨します。

自分で領収書台帳を作成する

別に領収書を貼っておく台帳は特別なものが必要になるわけではありません。
以前、私の会社では会計事務所から領収証台帳なるものを購入していました。1冊が月単位で見開きページが1日で31日分というものです。
けれど小さな会社ですから、日によってはまったく貼る領収書がない日も多く、なにも貼られないページが出てしまい、1年トータルすればかなりの無駄が出てしまいました。
さらに1年12冊をまとめるとかなりかさばります。

そこで自分で台帳をつくることにしました。
A4サイズのコピー用紙にワープロソフトで日付と罫線入りのページを作成することにしました。
印刷した用紙に領収書を貼り、パンチで穴を開け2つ穴のリングファイルに綴じるのです。
この方法ですと必要な日付だけページを作成すればいいので、かなり無駄が省ける上に年間を通せばかさばり方が変わります。
場合によっては1年分が200枚程度のリングファイル1冊で済んでしまうかもしれません。

もちろん印刷の手間を省くため市販のルーズリーフを利用するという手もあります。
簡単に印刷が利用できる今となっては、コピー用紙に印刷の方が融通が利きますし、厚さも薄くできます。
それでも手軽さはルーズリーフと言うことで、お好みで選んでください。

台帳作成時の注意

ページの入れ替えられないノートはダメ

よく市販の罫線入りのノートに貼る方法が紹介されているのですが、以前、試してみたものの1年で止めてしまいました。
なにしろ市販のノートはミスをして貼ってしまったときに修正がたいへんです。別の月に間違って貼ってしまった領収書を剥がす際に、ページが破れてしまいたいへんな思いをしました。
それにリングノートタイプはいいのですが、背表紙に固定された一般的なタイプは貼っていくうちに領収書の厚みで不格好になります。

1ページは日単位か月単位か？

1ページを月単位にし、日付順に貼っていく方法もよく紹介されています。
この方法は、保存する領収書の枚数がほとんどなければ紙の節約にはなるかもしれません。
ですが月5枚を越えるようでしたら、1ページの単位を日付にする方が圧倒的に楽です。
月単位だと、あとで貼り忘れていた領収書が出てきた際に面倒なことになります。
もちろん日付順を考えなければ構いませんが、そうなると見通しが悪くなるのであとで見返したときに不便です。